Principes opérationnels

Ce document contient les lignes conductrices pour toutes les décisions prises au sein de l’entreprise EIDA CONSULTING.

Toutes les décisions de l’entreprise doivent se conformer à l’Objectif Stratégique , aux Principes Opérationnels, et aux Procédures de Travail.
Nous sommes prestataire de service en informatique, conception de site, d'application Web et mobile, d'optimisation de présence en ligne, de conseil en stratégie web et de marketing digital pour les entrepreneurs ambitieux, petite et moyenne entreprise et entreprise naissante. Nous faisons tout ce qui est à notre portée pour fournir un service inégalable à nos clients.
Notre vision de fournir un service inégalable nous confère une grande responsabilité. Nous nous faisons un devoir d’atteindre les objectifs des entreprises qui font recours à nos services afin de leur garantir le meilleur résultat et une efficacité dans leur domaine.
Nous passons régulièrement en revue nos solutions, nos services, nos produits, et nos communications pour continuer d'apporter davantage de résultats à nos propres clients.
Nous mettons tout au clair par écrit. Les pires ennemis de notre type d’activité sont l’indécision et les non-dits.
La qualité n°1 que nous exigeons de nos collaborateurs est simple : “le travail doit être fait, bien fait, et dans les délais annoncés”. Nous employons des personnes qui se donnent à 100% dans leur travail. Quand nous sommes au travail, nous travaillons dur, de façon concentrée dans une ambiance de travail agréable. L’effet naturel de cette politique est de servir nos clients de façon compétente, souriante, et efficace.
Si un problème ou une difficulté se présente de façon récurrente, nous mettons en place un système pour le résoudre à la racine. Pas de “rustines”. Tout problème récurrent doit être résolu par un système. Et ce système est documenté dans une Procédure de Travail, qui doit être relue et validée par un autre membre de l'équipe.
L’entreprise opère en suivant des procédures et systèmes rédigés noir sur blanc. Nous prenons le temps nécessaire pour créer et pour appliquer à la lettre nos systèmes et procédures, et le jeu en vaut la chandelle. Chaque membre de l'équipe a la responsabilité de créer et maintenir les procédures qui correspondent à ses attributions.
D’un autre coté, nous veillons à rester réactifs et efficaces - en évitant de créer des procédures pour des situations rares ou uniques. Si le problème ne se présentera qu’une fois, nous choisissons de ne pas créer de procédure.
En toute situation, nous appliquons la solution la plus simple et qui nous fait gagner du temps. C'est pourquoi nos procédures doivent être “à la portée du profane”. Toute personne intelligente doit pouvoir exécuter la procédure sans assistance. Pour cela, chaque étape doit être évidente et logique. Nous ne présupposons pas que l’utilisateur de la procédure maîtrisera le sujet ou qu’il soit capable de lire dans notre esprit.
Un franc économisé est un franc gagné pour l’entreprise et ses collaborateurs ! Nous veillons à ce que les dépenses de l’entreprise se fassent dans l’optique de l’Objectif Stratégique.
Si une opportunité se présente, la première question à se poser est : “cela contribuera-t-il à notre Objectif Stratégique ?” Si la réponse est non, ou si le doute subsiste, nous passons notre chemin.
“On ne touche un message qu’une fois.” Si un email a été ouvert, il faut le traiter immédiatement. S’il faut un délai avant de pouvoir apporter une réponse au message, le destinataire doit recevoir immédiatement un message l’informant de ce délai et lui indiquant le temps escompté pour traiter sa demande. Et cette tâche doit être suivie dans Trello avec une "date d'expiration" pour ne pas passer à la trappe.
Nous travaillons sur les tâches les plus importantes en premier. Nous passons le maximum de temps possible sur les tâches “non-urgentes et importantes” telles que définies par Stephen R. Covey : plutôt que de sauter de crise en crise, nous donnons priorité aux activités qui suivent l'Objectif Stratégique. Cela se reflète, par exemple, dans nos réunions d'équipe où la majeure partie de la réunion vise à avancer vers les objectifs trimestriels (et par extension l'Objectif Stratégique) - et seule la dernière partie de la réunion est consacrée aux crises et aux dossiers "urgents".
Notre lieu de travail est impeccable : propre et ordonné, simple, efficace. Même si nous travaillons à distance parfois, un appel vidéo inopiné devrait tout de même nous rendre fier de notre environnement de travail.
Notre tenue est le reflet de notre entreprise : professionnelle, sobre, avec une attention particulière au bon gout et à la qualité de notre image. Lors d’événements et de contacts avec le grand public, la presse, nos partenaires ou la clientèle, les couleurs de notre tenue reflètent la charte de l’entreprise : Bleu foncé, vert, Bleu.
Nous faisons relire, avant publication, tout document ou produit fini qui doit être communiqué à nos clients ou au grand public.
Tout événement, réunion, ou activité qui nécessite la présence de plusieurs collaborateurs doit être annoncé dans l’agenda. Dans le cas des réunions, l’ordre du jour sera complété par les participants au plus tard la veille de la réunion.
L’accueil et la formation des nouveaux collaborateurs sont structurés ; suivent un plan clair ; et sont programmés dans l’agenda lors de l'arrivée d'une nouvelle recrue. La nouvelle recrue est encadrée par son superviseur direct, ou le cas échéant, par le Manager de EIDA CONSULTING.
Les nouveaux collaborateurs appliquent les procédures existantes pour leurs tâches, et contribuent à leur amélioration.
Tout membre de l’équipe (en interne ou en tant que prestataire) doit comprendre, connaitre, accepter et appliquer le contenu des documents de référence : l’ Objectif Stratégique, les Principes Opérationnels, et les Procédures concernant son activité au sein de l’équipe
Nous tenons nos promesses. Si nous promettons une date de livraison, nous tenons cette promesse. Mieux vaut prévoir à l’avance un temps de marge, et remettre notre travail dans les temps, que de devoir faire face à des retards de dernière minute. Si jamais un retard légitime survient, nous prévenons immédiatement les personnes concernées que la date de livraison doit changer. Si un retard survient de façon répétée, nous changeons la méthode de calcul des dates de livraison.
Nous maintenons notre équipement (matériel et logiciel) fonctionnel à 100% en permanence. Si une panne survient, elle doit être réglée tout de suite - même si cela ne cause pas un problème immédiat. C’est tout simplement une bonne habitude. Et cela nous permet de pouvoir compter sur nos outils à tout moment.
Nous améliorons en permanence notre savoir et notre savoir-faire. Nous sommes un organisme de service - et nous veillons à être à la pointe du savoir-faire disponible.
Le travail du gérant, des managers et chefs de département est de créer, superviser, et améliorer en permanence les systèmes de l’entreprise. Nous construisons une machine bien huilée actionnée par des personnes compétentes - pas un ”bricolage” nécessitant des tours de passe-passe ou un écopage permanent.
Nous ne travaillons pas en multitâche. Quand nous communiquons avec quelqu’un, nous sommes présents à 100 pourcent.
Nous travaillons efficacement : si une tâche répétitive prend plus de 3 heures, nous mettons en place une solution automatisée. Le temps est de l’argent.
Notre climat de travail est sérieux et calme, mais surtout serein, apaisant, et amical. L’agitation du monde extérieur et la réactivité nécessaire dans notre activité, ne nous font pas oublier qu'il fait bon travailler ensemble dans un objectif commun. Nous créons donc, même à distance, un environnement de travail où chacun peut donner le meilleur de lui-même et être respecté pour la qualité de son travail et de ses idées.

Les documents de référence qui régissent le fonctionnement de Eida Consulting sont : l’ Objectif Stratégique, les Principes Opérationnels, l’ensemble des Procédures de Travail, la Culture Interne de l'entreprise et la relation client.